/
CASES
/
2026 - heden
/
BII
Van vendor lock-in naar een zaalreserveringssysteem gebouwd voor het ecosysteem
/
KLANT
/
TIJDLIJN
2026 - heden
/
OVERZICHT
BioInnovation Institute maakte al enkele jaren gebruik van een softwaretool van derden voor het boeken van ruimtes. Het werkte, maar naarmate de organisatie groeide, werden de beperkingen duidelijk. Aangepaste functionaliteit kon niet worden gebouwd. Werkstromen konden niet worden aangepast. De tool dicteerde hoe BII werkte, en niet andersom.
Toen de vraag rees of moderne tools en AI het haalbaar konden maken om iets te bouwen dat was afgestemd op hun behoeften, was het antwoord ja, en het resultaat ging veel verder dan een eenvoudige vervanging van het boekingssysteem.
We hebben bii-room-booking gebouwd als een zelfstandig Composer- en NPM-pakket. Dit was een bewuste architectonische beslissing. Het BII-ecosysteem is groot: er is BII Orbit (het communityplatform), een centrale faciliteiten-app en verschillende interne tools. Voorheen was de boekingsfunctionaliteit ondergebracht in een aparte app met een eigen login. Nu kan het pakket worden geïntegreerd in elk project binnen het ecosysteem zonder code te dupliceren of afzonderlijke systemen te moeten onderhouden.
De centrale faciliteiten-app dient als de primaire interface, maar dezelfde boekingsengine activeert de beschikbaarheid van ruimtes binnen BII Orbit en op de fysieke vergaderruimtetablets die door het hele gebouw zijn geplaatst.
/
UITDAGINGEN
Hoe vervang je een tool waar een hele organisatie dagelijks op vertrouwt, zonder workflows te verstoren,
terwijl je deze flexibel genoeg maakt om meerdere platformen binnen het ecosysteem te bedienen?
De bestaande third-party tool bood geen mogelijkheden voor maatwerk; verzoeken voor nieuwe functies werden
geweigerd of vereisten kostbare tussenkomst van de leverancierKamerboekingen stonden op zichzelf, losgekoppeld van het Microsoft-ecosysteem dat elk BII-lid dagelijks gebruikt
Meerdere applicaties hadden toegang nodig tot boekingsgegevens, maar elke applicatie had zijn eigen authenticatie en infrastructuur
Fysieke displays bij vergaderruimtes hadden een betrouwbare, altijd actieve kiosk-oplossing nodig met realtime statusupdates
De overstap moest naadloos verlopen; meer dan 1.000 communityleden boeken kamers via Outlook zonder te weten welk systeem er achter de schermen actief is
Hoe vervang je een boekingstool die dagelijks door meer dan 100 mensen wordt gebruikt, koppel je deze aan Outlook, implementeer je hem op tablets door het hele gebouw, en maak je hem herbruikbaar binnen een heel ecosysteem van applicaties?
/
OPLOSSINGEN
We hebben het systeem ontworpen als een gedeeld pakket dat integreert in elke Laravel-applicatie binnen het BII-ecosysteem, waardoor lock-in door leveranciers wordt geëlimineerd en volledige controle over elke functie wordt geboden.
Herbruikbare pakketarchitectuur: bii-room-booking is een zelfstandig Composer- en NPM-pakket, gedeeld tussen BII Orbit, de facility-app en toekomstige projecten. Eén codebase, overal geïmplementeerd.
Tweerichtingssynchronisatie met Microsoft Outlook: boekingen die via Outlook worden gemaakt, worden automatisch met het platform gesynchroniseerd via de Microsoft Graph API. De beschikbaarheid van ruimtes wordt in realtime gecontroleerd en conflicten tussen beide systemen worden voorkomen.
Realtime updates met Laravel Reverb: elke boeking, annulering en check-in wordt direct uitgezonden via WebSockets. Of u nu op de web-app zit of voor een tablet van een vergaderruimte staat, de status wordt binnen enkele seconden bijgewerkt.
Kioskdisplays voor vergaderruimtes: aangepaste Android-tablets met een speciaal ontwikkelde kiosk-app, geplaatst buiten elke vergaderruimte. Medewerkers kunnen in één oogopslag de beschikbaarheid zien, ter plekke een ruimte boeken of inchecken voor hun reservering. Led-indicatoren op ProDVX-tablets tonen de status van de ruimte: groen voor beschikbaar, oranje voor bijna bezet, rood voor bezet.
Beheer van tablets op afstand met AirDroid: alle tablets van de vergaderruimtes worden op afstand beheerd. App-updates, schermconfiguraties en probleemoplossing vinden plaats zonder dat elk apparaat fysiek bezocht hoeft te worden.
Kiosk-authenticatie op basis van pincode: elke ruimte heeft een unieke 4-cijferige pincode. Loop ernaartoe, voer de pincode in en de tablet toont het schema van die ruimte. Dankzij persistente links op basis van tokens kunnen tablets verbonden blijven zonder opnieuw te hoeven verifiëren.
Gecentraliseerd facilair beheer: één app met één login vervangt wat voorheen afzonderlijke systemen waren. Kamerboeking, plattegronden en facilair beheer bevinden zich onder één enkele beveiligde interface.
Progressive Web App (PWA): de facility-app kan op elk apparaat worden geïnstalleerd en biedt een native app-ervaring zonder distributie via app stores.
/
RESULTATEN
Het platform is live en wordt actief gebruikt op de hele BII-campus. Er worden continu nieuwe functies ontwikkeld naarmate de behoeften van de organisatie op het gebied van faciliteiten veranderen.
45
vergaderruimtes gesynchroniseerd
800+
boekingen verwerkt
1
gedeeld pakket
/
cases
Volgende casestudy
/
2024 - heden
Een heel biotech-ecosysteem verbinden op één platform
1.000+
onboarded gebruikers
150+
startende ondernemingen
138,9K
pagina-bezoeken
/
2023 - Heden
Statische voorstellen transformeren in interactieve ervaringen
50+
gelicentieerde bedrijven
13000+
voorstellen aangemaakt
37+
aangepaste paginabouwblokken
